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How to Qualify for the IRS De Minimis Safe Harbor Election

How to Qualify for the IRS De Minimis Safe Harbor Election

 Puede que mi latín esté oxidado, pero ¿es este el equivalente empresarial de "no te preocupes por las cosas pequeñas"?

De minimis significa “no es gran cosa” en latín. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene el deber para con el pueblo estadounidense de garantizar que todo el mundo pague su parte, pero calificar los gastos puede ser "no gran cosa".

La elección "Safe Harbor" De Minimis es un método opcional disponible para los contribuyentes que incurren en gastos de poco valor en propiedad tangible para deducir estos costos inmediatamente como gastos de negocio en el año en que se pagan o incurren. Simplifica y proporciona protecciones de auditoría a los contribuyentes que mantienen estados financieros aplicables o tienen una elección anual para aplicar la elección "Safe Harbor" De Minimis.

Tipos de propiedad cubiertos por la elección

La elección "Safe Harbor" De Minimis proporciona a los pequeños negocios la opción de gastar inmediatamente los gastos de poco valor de ciertas propiedades tangibles, en lugar de capitalizarlas y depreciarlas a lo largo del tiempo.

En virtud de esta disposición, varios tipos de propiedad son elegibles para la elección:

  • Materiales y suministros.
  • Propiedad personal.
  • Edificios.
  • Mejoras.
  • O cualquier otra propiedad tangible utilizada en las operaciones del negocio.

Sin embargo, para calificar para esta elección, la propiedad debe cumplir criterios específicos y no estar sujeta a las normas de amortización.

Para determinar qué propiedad es elegible, los contribuyentes deben considerar el concepto de "unidad de propiedad". Este término se refiere al componente más pequeño de la propiedad que es lo suficientemente significativo como para ser considerado un activo separado a efectos fiscales. En otras palabras, se trata de la agrupación más pequeña de propiedad que puede amortizarse como una sola unidad.

Por ejemplo, supongamos que un negocio tiene varias computadoras compradas para los empleados. La unidad de propiedad sería la computadora individual en lugar de todo el sistema o la red. Bajo la elección "Safe Harbor" De Minimis, cada computadora se consideraría una unidad discreta de propiedad, y la compañía podría elegir gastar la compra de estas computadoras hasta un cierto umbral.

Aunque varios tipos de propiedad tangible están cubiertos, ciertos bienes pueden no calificar. Por ejemplo, la propiedad que está sujeta a las normas de amortización, como la propiedad intangible, no es elegible. Además, los bienes inmuebles como terrenos o edificios también están excluidos a menos que califiquen como bienes inmuebles elegibles.

Definir la regla de minimis

La regla de minimis ofrece una comodidad administrativa para los contribuyentes y reduce la posibilidad de disputas sobre impuestos federales durante las auditorías. El propósito de la elección “Safe Harbor” es simplificar el proceso de contabilidad fiscal para los gastos de poco valor, disminuir los costos de cumplimiento y reducir las cargas administrativas. Los tipos de propiedad cubiertos por la norma incluyen materiales y suministros, propiedad personal, edificios, mejoras o cualquier otra propiedad tangible utilizada en operaciones de negocios que cumplan ciertos criterios.

Para calificar, los contribuyentes deben cumplir unos requisitos específicos y atenerse a unos umbrales de costos.

Para los años fiscales 2016 y posteriores, el costo de cada artículo de propiedad no debe exceder los $2,500 para los contribuyentes sin un estado financiero auditado, o $5,000 para aquellos con un estado financiero auditado.

La elección debe hacerse anualmente en la declaración de impuestos federales del contribuyente.

Los contribuyentes pueden hacer la elección utilizando cualquier método contable permitido. Los métodos contables permitidos incluyen el gasto del costo total de la unidad de propiedad como deducción en el año de la compra, la capitalización del costo de la unidad de propiedad y su depreciación a lo largo de su vida útil, o cualquier otro método permitido por el IRS.

Criterios de elegibilidad

Los contribuyentes que deseen beneficiarse de la elección "Safe Harbor" De Minimis deben cumplir una serie de criterios de elegibilidad específicos.

Contribuyentes elegibles para la elección "Safe Harbor" De Minimis

  1. Pequeños contribuyentes: El contribuyente debe disponer de un estado financiero aplicable (AFS) o tener ingresos brutos anuales promedio de $25 millones o menos durante los tres años fiscales anteriores.
  2. Montos que califican: El costo de cada artículo de propiedad tangible debe ser de $2,500 o menos. Este es el monto hasta el cual el contribuyente puede elegir gastar el costo del artículo en su declaración de impuestos.
  3. Umbral de costos: El monto total pagado durante el año fiscal para el que se realiza la elección no debe superar los $2,500 por artículo de propiedad tangible o factura. Este es el monto máximo.

En comparación con la elección "Safe Harbor" para pequeños contribuyentes, la elección "Safe Harbor" De Minimis tiene un umbral de costo más bajo para los montos que califican. En virtud del "Safe Harbor", el umbral es de $5,000 por artículo de propiedad tangible o factura, y el monto total pagado durante el año no puede exceder los $500,000.

Umbrales de costo para calificar una propiedad

Para realizar la elección, los contribuyentes deben asegurarse de que el costo de la propiedad no supere un determinado umbral: $2,500 o menos por factura o artículo. Esto significa que cualquier artículo de propiedad con un costo de $2,500 o menos puede ser cargado a gastos utilizando esta elección de "Safe Harbor", sin necesidad de capitalizarlo y depreciarlo a lo largo de varios años.

Vale la pena señalar que para los contribuyentes sin un estado financiero aplicable (AFS), el umbral es ligeramente diferente. Para los años fiscales que comiencen a partir del 1 de enero de 2016, el umbral es de $2,500 dólares o menos por factura o artículo. Para los años fiscales que comiencen antes del 1 de enero de 2016, el umbral es aún más bajo, de $500 dólares o menos por factura o artículo.

También es importante entender que la elección "Safe Harbor" De Minimis puede cubrir no sólo el costo del artículo de propiedad en sí, sino también ciertos costos indirectos asociados con él. Esto incluye costes como los servicios públicos y la renta, que pueden incluirse por debajo del umbral.

Otros requisitos para realizar la elección

Además de cumplir los criterios de elegibilidad y los umbrales de costo, hay varios otros requisitos necesarios para efectuar la elección "Safe Harbor" De Minimis. Uno de estos requisitos es adjuntar una declaración a la presentación de impuestos federales realizada a tiempo para el año fiscal en el que se pagaron los montos gravables.

Para los años siguientes en los que se vaya a realizar la elección, deberá adjuntarse también una declaración similar a la declaración de impuestos original presentada a tiempo. Esto es importante para garantizar una protección continua contra auditorías y para demostrar que la elección se ha aplicado de forma coherente.

Es importante destacar que la realización de la elección no se considera un cambio en el método contable. Por lo tanto, no es necesario presentar el formulario 3115 (solicitud de cambio de método contable). Sin embargo, sigue siendo importante mantener los registros adecuados y atenerse a los procedimientos contables necesarios para contabilizar los montos incurridos.

Métodos de contabilidad disponibles

Los contribuyentes pueden elegir entre el método de minimis y el método opcional a la hora de contabilizar los gastos de poco valor incurridos en la producción o adquisición de una propiedad. Mientras que el método de minimis se aplica a la propiedad tangible, el método alternativo y simplificado está disponible para los negocios con un estado financiero aplicable.

La elección de minimis permite a los contribuyentes realizar ciertos gastos de pequeño valor que normalmente se capitalizan. Este umbral ayuda a reducir la carga administrativa de los contribuyentes al reducir los requisitos de mantenimiento de registros para los artículos que están por debajo de un cierto monto en dólares. Los contribuyentes que opten por utilizar el método "Safe Harbor" de minimis para la propiedad tangible deben disponer de una política contable por escrito antes del inicio del año fiscal. Esta política debe especificar el umbral de los montos pagados y el tratamiento de los artículos por encima del umbral.

Por otro lado, las empresas que dispongan de un estado financiero aplicable pueden optar por utilizar el método alternativo simplificado. Este método permite a los contribuyentes gastar cualquier artículo con un costo de adquisición o producción de $2,500 o menos. Se trata de un aumento del umbral habitual de $500 para los gastos de bajo valor.

Es importante que los contribuyentes tengan en cuenta que el método contable que elijan debe reflejar el tratamiento que dan al umbral de los montos pagados en la gestión o producción de la propiedad. Esto significa que deben aplicar de forma coherente el método contable elegido en los años siguientes, lo que ayuda a garantizar una protección continua contra las auditorías y minimiza el riesgo de penalizaciones.

Hacer la elección

Para beneficiarse de la elección "Safe Harbor" De Minimis o del método alternativo simplificado, los contribuyentes deben realizar una elección anual en su declaración de impuestos. La elección anual se realiza adjuntando una declaración a la declaración de impuestos o presentando el formulario 3115 (Solicitud de cambio de método contable). Los contribuyentes también deben disponer de una política contable por escrito antes del inicio del año fiscal. La política debe especificar el umbral de los montos pagados y el tratamiento de las partidas por encima del umbral. Es importante considerar cuidadosamente la elección del método contable, ya que se requiere coherencia en los años siguientes para garantizar la protección continua de la auditoría y minimizar el riesgo de penalizaciones.

Cuándo hacer la elección

Si usted es un empresario elegible, adjunte una declaración a su declaración original de impuestos federales presentada a tiempo para el año fiscal en el que se pagan los montos sujetos a la elección. La declaración en un reporte CPA debe incluir su nombre, dirección, número de identificación del contribuyente y una declaración en la que manifieste que está haciendo la elección para el año gravable actual.

Es importante señalar que la declaración debe adjuntarse a su declaración de impuestos federal original presentada a tiempo, que incluya cualquier extensión que haya solicitado. Si presenta una declaración de impuestos enmendada, no podrá hacer la elección para ese año fiscal.

Cómo hacer la elección en las declaraciones de impuestos y los estados financieros

Es importante saber cómo hacer correctamente la elección en sus declaraciones de impuestos y estados financieros. Al seguir unos sencillos pasos, puede asegurarse de que cumple con la normativa del IRS y de que puede beneficiarse de esta exención fiscal.

Adjunte una declaración financiera que describa la elección a su declaración de impuestos federal original. Es posible que también tenga que describir los activos tales como equipos o vehículos que califiquen.

Es importante tener en cuenta que la declaración debe adjuntarse a su declaración de impuestos federal original presentada a tiempo, lo que incluye cualquier extensión que pueda haber solicitado. 

Además de adjuntar la declaración a su declaración de impuestos, es importante asegurarse de que sus estados financieros reflejan el uso del “Safe Harbor". Esto puede incluir proporcionar un desglose detallado de los gastos de bajo importe y utilizar el método opcional para los costos indirectos.

Solicitud de cambio de método contable (formulario 3115)

Cuando se trata del tratamiento de ciertos conceptos que afectan al momento de incluir el concepto en los ingresos o de tomarlo como deducción, es necesario obtener el consentimiento del IRS. Esto plantea la pregunta, ¿cómo solicitan los contribuyentes un cambio en el método contable a efectos del impuesto federal? La respuesta está en la Solicitud de Cambio de Método Contable, también conocida como formulario 3115.

El formulario 3115 se utiliza para solicitar un cambio en el método de contabilidad a efectos del impuesto federal. Los contribuyentes deben utilizar este formulario para obtener el consentimiento del IRS cuando realicen cambios en sus prácticas contables. Este formulario es particularmente importante porque los cambios en los métodos de contabilidad deben ser aprobados por el IRS, y los contribuyentes deben recibir el consentimiento antes de poder cambiar su método de contabilidad.

Al completar el formulario 3115, es imperativo que los contribuyentes proporcionen información precisa. Esto incluye información identificativa como el nombre del contribuyente y su número de identificación fiscal. Además, los contribuyentes deben proporcionar una descripción detallada del tipo de propiedad implicada en el cambio, así como una explicación exhaustiva del método contable utilizado tanto antes como después del cambio.

En algunos casos, los contribuyentes pueden necesitar incluir un ajuste de la sección 481(a) al utilizar el formulario 3115. Este ajuste se utiliza para evitar cualquier duplicación de ingresos o deducciones como resultado del cambio de método contable. Si un contribuyente está obligado a incluir un ajuste de la sección 481(a) en el formulario 3115, es crucial proporcionar información precisa y detallada.

Implicaciones de hacer la elección

Esta elección fue introducida por el Reglamento sobre Propiedad Material y proporciona una comodidad administrativa a las empresas elegibles al simplificar sus procedimientos contables.

Sin embargo, hacer esta elección tiene implicaciones que los contribuyentes deben considerar antes de decidirse a elegirla.

Gastos de bajo valor excluidos de las normas de capitalización

Los gastos de bajo valor suelen pasarse por alto cuando se trata de deducciones fiscales. Las normas de capitalización obligan a las empresas a capitalizar, o repartir el costo de ciertos gastos a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Sin embargo, los gastos de bajo valor están excluidos de estas normas de capitalización. 

Entre los contribuyentes elegibles se encuentran los que disponen de un estado financiero aplicable y los que no disponen de un estado financiero aplicable pero sí de una política contable escrita.

Hay una variedad de gastos que califican bajo el umbral de seguridad. Entre ellos se incluyen los costos de materiales, propiedad personal y mejoras de capital. Por ejemplo, si el propietario de un negocio adquiere una herramienta o un equipo nuevo por menos de $2,500, puede deducir el gasto en lugar de amortizarlo con el tiempo.

Es importante tener en cuenta que la elección "Safe Harbor" De Minimis se aplica por artículo o por factura, no como una elección anual. Por lo tanto, si un contribuyente incurre en múltiples gastos de bajo valor a lo largo del año, cada uno debe evaluarse individualmente para determinar si cumple el umbral de "Safe Harbor".

El concepto de unidad de propiedad también es importante de entender a la hora de determinar la elegibilidad. Según la normativa sobre bienes tangibles, una unidad de propiedad se define como todos los componentes que son funcionalmente dependientes entre sí. La propiedad de un edificio elegible también se considera una unidad de propiedad a efectos de la elección "Safe Harbor" De Minimis, que incluye las mejoras en los sistemas de calefacción, ventilación, aire acondicionado, electricidad o fontanería de un edificio.

Deducciones permitidas para los gastos que califican

Cuando se elige el "Safe Harbor" de minimis, los gastos que reúnen los requisitos pueden deducirse de una sola vez en el año en que se incurrieron, en lugar de capitalizarse y deducirse a lo largo del tiempo. Estas deducciones permitidas para los gastos que cumplen los requisitos pueden variar en función de la actividad comercial o empresarial del contribuyente.

Sin embargo, por lo general, los gastos que cumplen los requisitos incluyen los costos incurridos en la producción de la propiedad o que son necesarios para el comercio o negocio del contribuyente. Esto puede incluir materiales, suministros, reparaciones y costos de mantenimiento que cumplan con los requisitos de la elección.

Los materiales y suministros pueden incluir cosas como materias primas, piezas y suministros que se utilizan en la producción de bienes. Las reparaciones pueden incluir la reparación del desgaste de los equipos o la reparación de daños en un edificio. Los costos de mantenimiento pueden referirse al mantenimiento rutinario necesario para que un negocio funcione eficientemente.

 


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