Aproveche las deducciones fiscales para viajes de negocios y ocio

Cuando reciba a clientes o viaje por negocios, puede optar a Deducciones del impuesto federal sobre la renta sobre una parte de sus gastos que no son reembolsados por un empleador. Sin embargo, los criterios para reclamar y justificar estas deducciones fiscales pueden ser complejos, ya que se sabe que los contribuyentes exageran las deducciones por viajes/entretenimiento y los ajustes a los que realmente tienen derecho.

Porque es más probable que Hacienda auditar las declaraciones fiscales en las que se solicitan deducciones por viajes de negocios y gastos de representación, es importante seguir al pie de la letra las directrices relativas a estas deducciones.

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A continuación encontrará información que le ayudará a aprovechar la oportunidad de reducir los costes de su empresa gracias a estas generosas desgravaciones fiscales.

Según la Agencia Tributaria, los contribuyentes pueden deducir los "gastos ordinarios y necesarios relacionados con la actividad empresarial" por viajar fuera de casa y recibir a clientes. El IRS define un gasto ordinario como un gasto común y aceptado en la actividad comercial o empresarial del contribuyente.

En cambio, un gasto necesario es aquel que se considera adecuado para la empresa. La regla general es que los contribuyentes que deduzcan estos gastos deben excluir los gastos personales al calcular sus deducciones fiscales. También se le exige que disponga de documentación que justifique estos gastos. En la mayoría de los casos, solo puede deducirse el 50% de los gastos de comidas de empresa y representación.

Hacienda advierte de que los gastos "deben ser razonables y apropiados", y que no se permiten deducciones por "gastos extravagantes".

Aunque esto no significa que no pueda reclamar deducciones fiscales por viajes en primera clase o espectáculos caros, debe estar preparado para verificar que esos gastos fueron útiles para establecer relaciones con los clientes y aumentar las ventas. Por ejemplo, tendría que poder demostrar que cenar en un restaurante caro es habitual en su negocio o sector concreto.

Si se desplaza fuera de su domicilio por motivos de trabajo durante un periodo sustancialmente superior a una jornada laboral ordinaria, puede deducir los gastos relacionados, incluidos los gastos de desplazamiento hasta el lugar de destino, los gastos de alojamiento y manutención y otros gastos ordinarios y necesarios.

Puede deducirse el coste real de las comidas y los gastos imprevistos, o puede utilizar una dieta estándar para comidas y unos requisitos de registro reducidos. Independientemente del método que utilice, sus deducciones por comidas suelen limitarse al 50%.

Sólo pueden reclamarse como gastos los costes reales de alojamiento, y recuerde que debe conservar los recibos como documentación.

También es importante tener en cuenta que los gastos de viaje realizados fuera del domicilio y relacionados con una empresa ya existente se consideran gastos de viaje cualificados. En cambio, los gastos de viaje relacionados con la creación de una nueva empresa deben añadirse a los gastos de establecimiento amortizables.

Si su viaje es tanto de negocios como personal, las normas son más complicadas. Suponiendo que el viaje se deba principalmente a motivos profesionales, los gastos de viaje de ida y vuelta son totalmente deducibles, al igual que el hotel, las comidas y otros gastos de viaje incurridos en la parte profesional del viaje.

Si, por el contrario, su viaje fue principalmente de placer, no es deducible ninguna parte de los gastos de viaje hasta/desde el destino, pero sí son deducibles los gastos relacionados con los negocios en los que incurrió en el destino.

Si realiza un viaje que combina negocios y placer, debe llevar un registro de sus actividades profesionales para justificar la deducciones fiscales que desea reclamar. Si su cónyuge, hijo, amigo o pariente le acompaña en un viaje de negocios, los gastos imputables a su desplazamiento no son deducibles (salvo que la presencia de esa persona tenga una finalidad profesional).

Los gastos de recepción de clientes, socios comerciales o empleados pueden deducirse si son ordinarios y necesarios y cumplen el criterio de "directamente relacionados" o "asociados".

• La actividad de ocio cumple el criterio de relación directa si el objetivo principal de la actividad era realizar negocios, o si realmente se realizaron negocios durante la actividad, y si tiene algo más que una expectativa general de obtener ingresos (o algún otro beneficio empresarial específico) de la actividad en el futuro. Esto incluiría comidas en restaurantes con clientes durante las cuales se realizaran negocios, así como la recepción de clientes en salas de recepción en convenciones y ferias comerciales en las que se realizaran activamente negocios. Pero si la conversación de negocios es sólo incidental al entretenimiento (como en un viaje de pesca o caza, una excursión en un yate, o en un teatro o evento deportivo) los gastos de entretenimiento no cumplirían la prueba de relación directa.
• La actividad de ocio puede cumplir el criterio de asociación si está relacionada con el ejercicio activo de su actividad comercial o empresarial y va precedida o seguida directamente de una discusión empresarial sustancial. Sin embargo, una conversación comercial no se considera sustancial a menos que pueda demostrar que participó activamente en la conversación, reunión, negociación u otra transacción comercial para obtener ingresos u otro beneficio comercial específico.

Generalmente se le permite deducir 50% del valor nominal del coste de las entradas a un evento de ocio relacionado con la empresa. No obstante, puede que se le permita deducir el coste íntegro de una entrada a un acontecimiento deportivo que beneficie a una organización benéfica (si se cumplen determinadas condiciones).

La limitación 50% de los gastos de representación tampoco se aplica si ofrece comidas o representación al público en general como medio de publicidad o promoción de la buena voluntad en la comunidad.

Para justificar un gasto de viaje o representación relacionado con la empresa, debe poder documentar el importe del artículo, el momento y el lugar en que se incurrió en el gasto, la finalidad empresarial del artículo y su relación empresarial con el destinatario del artículo de representación.

Al reclamar gastos de representación deducciones fiscalesEn el caso de los clientes o socios comerciales, debe documentar la naturaleza de su relación con ellos, como sus identidades, ocupaciones, títulos u otras designaciones pertinentes. También debe poder demostrar que usted o su empleado estuvieron presentes en el evento.

 

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