You and Your Form W-2: What It Says, Why You Need It, and Where You Can Get Last Year’s W-2

How do you do that W-2 voodoo you do so well?

One of the most important documents for filing your federal income taxes is the Wage and Tax Statement Form, also known as Internal Revenue Service Form W-2. 

It’s the bread and butter of most taxpayer’s federal returns. Because, like most taxpayers, you earn your living from an employer. 

So, what happens if you have employer issues?

What exactly does the Form W-2 Wage and Tax Statement say about you and your employer?

What if you’re missing employment tax records for a few years and need proof of income for some reason? 

You can get them online 

What Exactly Is a W-2 form?

Tax form W-2 is a document that employers are required to send to employees and the IRS. It contains your wage and salary information, as well as the taxes withheld from your paychecks for Social Security-related reasons. These retenciones de impuestos (también conocidas como "retenciones de nómina") son enviadas directamente al IRS por su empleador. Actúan como un crédito para los impuestos sobre los ingresos que debe pagar durante el año. El formulario W-2 también reporta el impuesto del Seguro Social, también conocido como el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA; Federal Insurance Contributions Act), a la Administración del Seguro Social.

Who Must File a W-2 Form?

Los empleadores están obligados a presentar el formulario W-2 para cada empleado. Deben reportar los salarios que se pagan a cada empleado del que:

• Se retuvo el impuesto sobre la renta, el Seguro Social o Medicare; O
• Ingresos a los que se les habría retenido el impuesto (si el empleado no hubiera reclamado más de un subsidio de retención, o no hubiera reclamado la exención de la retención en su formulario W-4).

Adicionalmente, todo empleador que se dedique a un negocio que pague una remuneración por los servicios prestados por un empleado (incluidos los pagos no monetarios) debe presentar un formulario W-2 para cada empleado, incluso si el empleado está relacionado con el empleador.

It’s important to note that employers do not fill out w-2 forms for self-employed workers or contractors. These workers work for themselves, so they are responsible for making their own pagos de impuestos estimados. Si usted es un empleador que utilizó los servicios de un contratista independiente, es responsable de llenar el formulario 1099-NEC para reportar la compensación pagada a ese contratista.

¿Cuándo hay que entregar los formularios W-2?

Tax Form W-2 is the responsibility of the employer. You just get paper copies. Providing you with an up-to-date Form W-2 is an employer obligation, usually something the payroll provider or the team in charge of financial records at your company would do.

Employers are required to complete a W-2 Form for each of their employees, and they must deliver it to each employee by January 31st of the calendar year. W2 Forms will report all the wages and taxes of the employees of that business for the prior calendar year.

Los empleadores deben entonces presentar los formularios W-2 junto con los formularios W-3 de cada trabajador a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del último día de febrero (si se presenta por correo en papel) o del último día de marzo (si se presenta electrónicamente). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular las prestaciones del Seguro Social a las que tiene derecho cada trabajador.

¿Qué le dice el formulario W-2?

The W-2 form includes important information that you need to file personal tax returns. It reports:

• Salarios totales.
• Impuestos federales, estatales y locales retenidos.
• Propinas.
• Contribuciones a los planes de jubilación, como un 401(k).
• Contribuciones a una cuenta de ahorro para la salud.

Toda esta información se muestra en las casillas numeradas del formulario W-2. El ejemplo de formulario W-2 y las viñetas siguientes muestran cómo leer un formulario W-2:

También puede ver un ejemplo de formulario W-2 completo haciendo clic aquí.

• Casillas A-F: Cubren la información de identificación del empleador y del empleado.
• Casilla 1: Muestra el total de la compensación gravable que el empleado recibió a lo largo del año. Esto incluye los salarios, las propinas, las bonificaciones y las prestaciones del seguro de vida.
• Box 2 shows the income taxes withheld from the employee’s paychecks throughout the year. As noted, these withholdings work as a credit towards an employee’s impuestos sobre los ingresosdel empleado. Si usted es un empleado, podrá determinar cuánto se le retiene de su sueldo completando un formulario W-4 para su empleador.
• Casillas 3-6: Las casillas 3 y 5 muestran el monto de los salarios que están sujetos a los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Estas cifras pueden ser diferentes del total de la remuneración imponible que figura en la casilla 1. Las casillas 4 y 6 muestran la cantidad de dinero retenida para cada impuesto.
• Box 7-8: Box 7 shows the amount of tip money an employee has reported to an employer. Box 8 shows any additional tip income the employer has allocated to an employee that wasn’t reported in box 7.
• Casilla 9: Ha quedado en gris, ya que el beneficio ya no existe.
• Casilla 10: Reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador.
• Casilla 11: Cualquier monto de compensación diferida de un plan no calificado del empleador o de un plan de pensiones no gubernamental.
• Box 12 shows any other types of compensations or reductions to an employee’s taxable income. This includes things like contributions to a 401(k). Each item will have a code composed of a letter followed by a number.
• Casilla 13: Contiene tres casillas de verificación. Un empleador revisará estas casillas si 1) un empleado trabajó como empleado estatutario no sujeto a la retención del impuesto federal sobre los ingresos, 2) el empleado participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador como un 401(k), o 3) el empleado recibió la paga por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
• Box 14 gives an employer space to include any other tax information that didn’t fit into the other boxes.
• Box 15 is the employer’s state ID number.
• Box 16-20 reports the employee’s total taxable income at the state and local level, as well as the amount of taxes withheld for each level of government.

Puede encontrar una explicación más detallada de cada casilla aquí.

If you are an employer, you’ll notice that the W-2 form example above contains 6 copies of the form. This is because the form needs to be sent to several different government offices and the employee. For a full explanation of the purpose of each copy, dé clic aquí..

Por qué necesita el formulario W-2 del IRS

Si usted es un empleado, necesita su W-2 para poder presentar una declaración de impuestos sobre los ingresos (formulario 1040) con el IRS. Cuando prepare su declaración anual, utilizará su formulario W-2 para reportar sus ingresos y cualquier impuesto retenido de esos ingresos. Si tuvo más de un empleador durante el año, utilizará varios formularios W-2 para completar sus impuestos.

Los empleadores están obligados a entregar los W-2 a sus empleados a finales de enero de cada año. (Por ejemplo, usted debería recibir su W-2 de 2022 antes del 31 de enero de 2023). Puede que le entreguen su W-2 en persona en el trabajo, o puede que lo reciba por correo, en cuyo caso debería estar atento por estas fechas. Recuerde que es importante conservar copias de sus declaraciones de impuestos y de cualquier documento de apoyo.

Cómo reemplazar un W-2 perdido o desaparecido

First, don’t panic! Many people go through this each year. If you don’t have your W-2 by mid-February, here’s what you can do:

Póngase en contacto con su empleador

Lo primero que debe hacer es pedir a su empleador directamente una copia de su formulario W-2: el departamento de recursos humanos o de nóminas suele encargarse de este tipo de trámites. Si pueden enviárselo por correo, asegúrese de que tienen la dirección postal correcta.

Contacte al IRS

While it’s frustrating, you still have some options even if you don’t get your W-2 from your employer.

If you get no response from your employer by February 14, you can call the IRS for support (1-800-829-1040). The IRS will reach out to your employer on your behalf, which may help motivate them to respond. You’ll need to provide information to the IRS when you call, including:

• Your name, street address, city, state, ZIP code, Social Security Number (SSN), and phone number
• Your employer’s name, address, and phone number
• Las fechas en las que usted estuvo empleado.
• Un estimado de su salario y cualquier impuesto sobre los ingresos federal retenido para el año, esto debe basarse en su último talón de pago, o en la Declaración de Permisos e Ingresos (LES) para los empleados federales, si la tiene.

File Your Tax Return On Time

Recuerde que tiene hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos (o solicitar una prórroga fiscal) tanto si recibe su W-2 como si no. Por lo tanto, aún debe planificar la presentación y el pago de sus impuestos en la fecha de vencimiento original.

Presentar un W-2 sustituto (formulario 4852)

If you’ve exhausted the above options and still haven’t received your W-2, you can use formulario 4852 (Sustituto del formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos). Tendrá que hacer una estimación de sus ingresos y de los impuestos federales retenidos, lo más exacta posible, y adjuntar el formulario 4852 a su declaración de impuestos. Tenga en cuenta que puede haber un retraso en el procesamiento de su reembolso de impuestos mientras el IRS verifica su información.

Presentar una extensión de impuestos

If you don’t think you’ll have your Form W-2 by the filing deadline and you don’t want to use a substitute form, you can apply for a tax extension to avoid IRS late fees and penalties. An extension will give you 6 extra months to file your return, however, it does not give you more time to pay your tax balance. You will need to file an extension application (Form 4868) and pay any tax due by the original deadline (April 15). You can easily solicitar fácilmente una prórroga en línea y pagar sus impuestos al mismo tiempo.

Presentar una declaración enmendada (Formulario 1040X)

If you decide to file your tax return using Form 4852 as a substitute and then you receive your actual Form W-2 after you’ve filed, you will need to compare them. If the information on your actual W-2 is different from what you reported with Form 4852, you will need to correct your return. You should do this by filing Declaración de Impuestos sobre los Ingresos Individuales enmendada) ante el IRS.

Pida una transcripción o una copia de su formulario W-2

¿Necesita una copia de su W-2 del año anterior? Puede obtener una transcripción de sus ingresos reportados por el IRS, pero una copia real de su W-2 sólo puede obtenerse si la presentó con una declaración de impuestos en papel (formulario 1040).

Transcripción de salarios e ingresos

This transcript shows the federal tax information that your employer reported to the Social Security Administration. It contains data from information returns that the IRS receives, including Forms W-2, 1098, 1099, and 5498. It’s available for up to 10 prior years, though current tax year data may not be ready until July. Want to see how much you made 10 years ago? Ask for a wage and income tax transcript. You can do it through the online portal herramienta Obtener Transcripción from the Internal Revenue Service. If you like postage and waiting, you can also submit Form 4506-T (Request for Transcript of Tax Return).

Previous Employer Not Available? Ask the IRS for a Copy

Can’t get a copy of your W-2 from your previous employer? If you submitted an actual W-2 form on a paper return, you can get one from the IRS. Just ask for a copy of your entire return from the year you need, and the W-2 will be attached. Use el formulario 4506 (Solicitud de copia de la declaración de impuestos), but note the IRS charges for copies of tax returns. It’s $50 fee per personal tax return.

Si usted presenta sus impuestos en línea de manera electrónica (e-file) o no presentó su W-2 con su declaración en papel 1040, puede solicitar una transcripción al IRS. De lo contrario, tendrá que dirigirse a su empleador o ponerse en contacto con la SSA para obtener una copia de su formulario W-2.

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