¿Tienes un negocio? Todo lo que debe saber sobre la gestión de sus finanzas

De los expertos en contabilidad y teneduría de libros

Externalizar su contabilidad y teneduría de libros a profesionales

La mayoría de los empresarios crearon sus empresas porque eran expertos en ofrecer un bien o un servicio, no en llevar la contabilidad. Sin embargo, una buena contabilidad es necesaria para gestionar la salud financiera de cualquier empresa, orientar las decisiones sobre iniciativas de crecimiento y, en última instancia, garantizar que la empresa cumple sus obligaciones fiscales a lo largo del año. Sin embargo, también puede ser tediosa, complicada y llevar mucho tiempo, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas o empresas unipersonales. Además, el IRS puede ser implacable cuando se trata de errores - por ejemplo, la presentación de sus impuestos sobre la nómina sólo un día después de la fecha límite incurre en una multa de 2%. Para empeorar las cosas, estas sanciones pueden ascender a la friolera de 15% de la cantidad inicial adeudada.

Sin embargo, hay buenas noticias: externalizar la contabilidad y la teneduría de libros a una empresa externa es un proceso sencillo y gratificante que permite a los empresarios dedicar menos tiempo a preocuparse por los libros y más tiempo, bueno, a dirigir sus negocios. Cada día son más las empresas que optan por la externalización de la contabilidad y la teneduría de libros con FinancePal.

En IRS.com estamos orgullosos de recomendar FinancePal como la empresa líder en contabilidad y teneduría de libros para ayudar a que su negocio prospere en los años venideros.

Contabilidad y teneduría de libros para nuevas empresas

Ha convertido su gran idea en una lucrativa oportunidad de negocio, ha empezado a vender y ahora está pensando en los procesos que pueden ayudarle a llevar su empresa al siguiente nivel. Como propietario de una nueva empresa, es probable que se centre en captar clientes y generar ingresos. Aunque esos aspectos son clave para el éxito de su negocio, también lo son sus finanzas.

La contabilidad es una parte esencial de cualquier negocio, pero especialmente durante la fase de puesta en marcha. Una vez que hayas levantado tu idea del suelo, establecido la estructura de tu empresa y resuelto la logística básica, tienes que empezar a pensar en la contabilidad. Dado que, en última instancia, el éxito de tu empresa depende del dinero, la gestión financiera desempeñará un papel importante en la viabilidad de tu empresa.

Aunque en las primeras fases pueda parecer que sus ingresos y gastos no son lo bastante complejos como para merecer una gestión formal, hacerlo desde el principio beneficiará notablemente a su empresa a largo plazo. Establecer la contabilidad durante esta fase puede optimizar su organización financiera, aumentar su eficiencia operativa y ofrecerle una mejor imagen de su salud financiera presente y futura. Y lo que es más importante, tener una contabilidad adecuada y conforme a los PCGA desde el principio hará que su empresa resulte mucho más atractiva para los inversores.

Conceptos básicos de tesorería para pequeñas empresas

Mantener un flujo de caja positivo es fundamental para el éxito a largo plazo de su empresa, tanto como conseguir inversores, hacer previsiones precisas y establecer puntos de referencia, y ser capaz de sostener el crecimiento. Sin embargo, muchos propietarios de pequeñas empresas citan la gestión de la tesorería como uno de sus mayores retos. Esto se debe a diversos factores, que van desde no estar familiarizados con la contabilidad y la teneduría de libros hasta simplemente no tener tiempo para dedicarse a la tarea.

Experimentar problemas de tesorería en cualquier momento de la actividad de su empresa puede ser más perjudicial para su salud financiera general que registrar pérdidas de forma constante mes tras mes. De hecho, según un estudio de U.S. Bank, el 82% de las pequeñas empresas fracasan debido a una mala gestión de la tesorería.

¿Qué factores afectan a la tesorería de su empresa? Hay muchos, pero algunos de los más importantes son:

• Inventario - Aunque el inventario es necesario para las empresas centradas en el producto, puede convertirse en un problema si se ha invertido en demasiado inventario que no se vende con la suficiente rapidez.
• Ventas - Las ventas son un factor importante para el crecimiento de su empresa, pero cuando se trata del flujo de caja, no es un indicador directo de su éxito. Además, las ventas se ven fácilmente afectadas por la economía, lo que puede hacerlas poco fiables, suponiendo un riesgo para las empresas con gastos elevados.
• Cuentas por cobrar - Se trata de la entrada de efectivo procedente de las compras. Si tienes demasiadas facturas pendientes, es decir, que estás esperando a que el dinero llegue a tu cuenta, puedes tener problemas.
• Cuentas por pagar - Se trata de las salidas de efectivo de las que es responsable su empresa. Las cuentas a pagar pueden incluir costes laborales, préstamos y otros gastos operativos.

Muchas pequeñas empresas tienen problemas de tesorería cuando estos factores se acumulan porque intentan crecer demasiado rápido. Sin una planificación financiera adecuada, estos aspectos de su negocio pueden escapársele de las manos. La forma más sencilla de mitigar los problemas de tesorería antes de que se produzcan es contar con contables y contables profesionales en nómina.

El balance y la cuenta de resultados

A la hora de dirigir una empresa, existen cinco tipos de estados financieros que forman parte integrante del buen funcionamiento de una empresa. Son los siguientes (1) el balance; (2) la cuenta de resultados; (3) el estado de flujos de efectivo; (4) el estado de cambios en el patrimonio neto; y (5) el estado de situación financiera. De estos cinco estados financieros, el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo se consideran los "Tres Grandes", los tres principales estados financieros con los que el propietario de cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe estar muy familiarizado. Y al examinar los tres grandes, no se puede subestimar la importancia de un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias saneados.

Es importante tener en cuenta todas las diferencias clave entre las cuentas de resultados y las cuentas de balance para que una empresa pueda saber qué buscar en cada una de ellas.

La primera y principal diferencia clave entre ambos documentos es la indicación del rendimiento. El balance no indica el rendimiento, simplemente muestra cómo utiliza la empresa sus recursos. La cuenta de resultados puede ofrecer una imagen mucho más clara de cómo ha funcionado una empresa a lo largo de un periodo de tiempo.

La segunda diferencia clave entre el balance y la cuenta de resultados es el calendario. El balance es más bien una instantánea; muestra lo que una empresa posee y debe en un momento determinado. En cambio, la cuenta de resultados muestra los ingresos y gastos totales durante un periodo de tiempo concreto.

La tercera diferencia clave es lo que informa cada documento. El balance informa del activo, el pasivo y el patrimonio neto. La cuenta de resultados contiene información sobre el flujo de caja, como ingresos y gastos.

La cuarta diferencia clave entre el balance y la cuenta de resultados es la forma en que las empresas utilizan cada documento. Las empresas utilizan el balance para determinar si disponen de activos suficientes para hacer frente a sus obligaciones financieras. Los bancos utilizan el balance para hacer un seguimiento de cómo utiliza la empresa sus recursos. Mientras tanto, la cuenta de resultados se utiliza principalmente para evaluar el rendimiento y arrojar luz sobre qué cuestiones financieras deben corregirse, si las hay.

La quinta diferencia clave entre los dos documentos es cómo afectan a la solvencia. Los prestamistas utilizan el balance para juzgar la utilización de los recursos y determinar si deben conceder más créditos. Las cuentas de resultados, por su parte, las utilizan los prestamistas para decidir si la empresa está ganando dinero suficiente para pagar sus deudas.

Cualquier empresario debe conocer las diferencias entre la cuenta de resultados y el balance para sintetizar mejor la información vital que proporcionan. Pero aunque estos dos documentos proporcionan diferentes conjuntos de información, es evidente por qué ambos estados desempeñan un papel importante para los bancos y los inversores, ya que proporcionan una indicación sólida de la salud financiera actual y futura de una empresa.

7 consejos y procedimientos de contabilidad para comercio electrónico que debe conocer

En 2019, el comercio electrónico representó $3,5 billones en ventas minoristas en todo el mundo. Traducción: Se puede ganar mucho dinero con las ventas online.

¿Está pensando en abrir un negocio que dependa en gran medida -si no exclusivamente- del comercio electrónico? Entonces debe repasar los aspectos básicos de la contabilidad del comercio electrónico. Aquí tienes 7 consejos y procedimientos que debes conocer:

• Elija la entidad empresarial adecuada. Cuando abra un nuevo negocio, tendrá que elegir una entidad empresarial. Hay varios tipos diferentes de entidades empresariales entre las que puede elegir, pero la mayoría de las pequeñas empresas eligen ser una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Algunas empresas pueden optar por ser una S Corp. Esto afecta a la forma de tributar.
• Elija su método contable. Debe elegir el método contable que va a utilizar su empresa. Existen dos tipos de métodos contables: la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio. La contabilidad de caja significa que sólo se registran las transacciones en el momento en que el dinero entra o sale de la empresa. La contabilidad por devengo significa que las transacciones se registran en el momento en que se producen. La mayoría de las pequeñas empresas optan por la contabilidad de caja porque les da una mejor idea de cuánto dinero tiene su empresa en un momento dado.
• Reducir costes. La contabilidad es más un proceso cotidiano, pero el objetivo de la contabilidad es hacer que su empresa sea más rentable a largo plazo. Una de las mejores formas de aumentar la rentabilidad de su empresa es reducir costes. Para informar sobre la reducción de costes, debe utilizar sus estados financieros, especialmente la cuenta de resultados. La cuenta de resultados enumera la mayoría de los gastos de la empresa, incluido el coste de los bienes vendidos y los gastos de explotación. Examine detenidamente estos documentos y encuentre dónde hay más gastos. Piense en formas de minimizarlos. ¿Puede arreglárselas con un empleado menos? ¿Puede comprar productos más baratos para vender? ¿Puede alquilar una oficina más barata? Puede que no consigas reducir los costes drásticamente, pero si recortas un poco de grasa donde puedas, con el tiempo irá sumando.
• Aumente su rentabilidad. Ésta es la pregunta que quita el sueño a todos los empresarios y contables: ¿cómo puedo aumentar la rentabilidad de mi empresa? Desgraciadamente, no hay una respuesta universal, pero tus estados financieros pueden darte algunas pistas. ¿Hay algún producto que se venda muy bien? Quizá pueda vender más productos de ese tipo. ¿Existe una correlación entre el aumento del gasto en marketing y el incremento de las ventas en una determinada categoría? Tal vez pueda seguir realizando esa campaña de marketing o dirigiéndose a ese público concreto. Utiliza tus balances para averiguar dónde se producen las ventas y, si es posible, cómo y por qué se producen. Eso puede darte algunas ideas sobre cómo aumentar los beneficios de tu empresa.
• Realizar presupuestos estacionales. Las pequeñas empresas son más susceptibles a los periodos de ralentización, independientemente de si se basan en una tienda física o en el comercio electrónico. Por ejemplo, puedes ser muy rentable durante el verano, pero tener dificultades para llegar a fin de mes durante el invierno (esto también se conoce como el ciclo de "fiesta y hambruna"). Puedes superar los periodos lentos elaborando un presupuesto a lo largo del año. Utiliza tus estados financieros para determinar cuánto dinero necesitas guardar en una cuenta de ahorros para pagar el alquiler y los salarios durante la temporada baja. A continuación, reserve un poco de dinero a lo largo del año para prepararse. También debe hacer un seguimiento de cómo cambia su inventario a lo largo del año; ¿vende menos de un determinado producto durante el mes de marzo? En ese caso, almacene sólo una cantidad limitada de ese producto para no malgastar dinero comprando algo que no se va a vender enseguida. ¿Vende más de un determinado producto en abril? Entonces asegúrese de almacenar una gran cantidad ese mes para tener muchos productos disponibles para vender. Controlar las subidas y bajadas del inventario es una medida de reducción de costes y una táctica para aumentar los beneficios.
• Maximice su ahorro fiscal. Se trata de una responsabilidad contable. A final de año, puede ahorrarse dinero en impuestos declarando los gastos deducibles que haya realizado su empresa. Algunos de estos gastos incluyen:

• Alquiler de oficinas
• Salarios
• Costes de equipos y suministros
• Costes de servicios públicos
• Servicios contables

Cuanto más dinero ahorre en impuestos, más dinero tendrá para destinar a sus ahorros empresariales, para reinvertir en su negocio o para su bolsillo.

• Conozca el impuesto de uso. He aquí un reto contable que supone una carga única para las empresas de comercio electrónico: el impuesto sobre el uso. Desde que el comercio electrónico se ha convertido en una parte tan importante de la economía, las leyes de comercio interestatal han evolucionado. En 2020, si vendes una cierta cantidad de productos a otro estado o si obtienes suficientes ingresos vendiendo a compradores de otro estado, técnicamente se te considera una entidad comercial que opera legalmente en ese estado, y se te exigirá que pagues el impuesto sobre las ventas de ese estado por la transacción. Esto es técnicamente una cuestión de contabilidad, pero también es una cuestión de contabilidad, por dos razones:

• Es posible que tenga que tener en cuenta el impuesto sobre las ventas interestatales a la hora de fijar el precio de sus productos.
• Si no está al corriente del pago del impuesto sobre las ventas interestatales, podría tener problemas legales con las autoridades fiscales de ese Estado.

Una buena contabilidad es la forma de calibrar la salud de su empresa y hacer crecer sus beneficios. Una mala contabilidad podría conducir a la quiebra de su empresa, o peor aún: a problemas con Hacienda. Siempre es importante confiar en contables profesionales y dedicados para guiar tu negocio de comercio electrónico hacia el éxito.

Contabilidad de caja frente a contabilidad de ejercicio para pequeñas empresas.

Como propietario de una pequeña empresa, una de las muchas decisiones financieras importantes que tendrá que tomar es si utilizar la contabilidad de caja o la contabilidad de ejercicio. Para muchos propietarios de negocios, esto puede ser un obstáculo a la hora de empezar; tanto si no eres consciente de la diferencia entre estos dos métodos de contabilidad como si simplemente necesitas más información sobre cómo funcionan, nosotros te ayudamos.

En pocas palabras, la diferencia entre la contabilidad por el principio de devengo y la contabilidad de caja radica en el momento en que se registran las transacciones. En la contabilidad de ejercicio, las transacciones se registran en cuanto se inicia un intercambio. Sin embargo, en la contabilidad de caja, las transacciones no se registran hasta que se envía o se recibe el dinero.

Aunque tomar decisiones contables con poca o ninguna experiencia financiera puede parecer abrumador, hemos creado esta guía sobre contabilidad de caja frente a contabilidad de ejercicio para propietarios de pequeñas empresas con el fin de ayudar a simplificar la elección.