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Formulario W-2

Translated By: Marcos Banos

Ya sea que usted sea un empleador o un empleado, este artículo le dará una visión general del propósito del formulario W-2, cómo leerlo, cuándo debe ser entregado y qué hacer si se pierde.

¿Qué es un formulario W-2?

El formulario W-2 es un documento que los empresarios deben enviar a los empleados y al IRS. Contiene la información sobre el salario y el sueldo del empleado, así como los impuestos retenidos de sus nóminas. Estas retenciones de impuestos (también conocidas como "retenciones de nómina") son enviadas directamente al IRS por su empleador. Actúan como un crédito para los impuestos sobre los ingresos que debe pagar durante el año. El formulario W-2 también reporta el impuesto del Seguro Social, también conocido como el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA; Federal Insurance Contributions Act), a la Administración del Seguro Social.

Quién debe presentar el formulario W-2

Los empleadores están obligados a presentar el formulario W-2 para cada empleado. Deben reportar los salarios que se pagan a cada empleado del que:

  • Se retuvo el impuesto sobre la renta, el Seguro Social o Medicare; O
  • Ingresos a los que se les habría retenido el impuesto (si el empleado no hubiera reclamado más de un subsidio de retención, o no hubiera reclamado la exención de la retención en su formulario W-4).

Adicionalmente, todo empleador que se dedique a un negocio que pague una remuneración por los servicios prestados por un empleado (incluidos los pagos no monetarios) debe presentar un formulario W-2 para cada empleado, incluso si el empleado está relacionado con el empleador.

Es importante tener en cuenta que los empleadores no llenan los formularios w-2 para los trabajadores independientes o contratistas. Estos trabajadores trabajan para sí mismos, por lo que son responsables de realizar sus propios pago estimado de impuestos. Si usted es un empleador que utilizó los servicios de un contratista independiente, es responsable de llenar el formulario 1099-NEC para reportar la compensación pagada a ese contratista.

¿Cuándo hay que entregar los formularios W-2?

El formulario W-2 de impuestos es responsabilidad del empleador. Los empleadores están obligados a completar un formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregarlo a cada uno de ellos antes del 31 de enero del año natural. Los formularios W-2 reportarán todos los salarios e impuestos de los empleados de ese negocio para el año calendario anterior.

Los empleadores deben entonces presentar los formularios W-2 junto con los formularios W-3 de cada trabajador a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del último día de febrero (si se presenta por correo en papel) o del último día de marzo (si se presenta electrónicamente). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular las prestaciones del Seguro Social a las que tiene derecho cada trabajador.

¿Qué le dice el formulario W-2?

El formulario W-2 incluye información importante que todo empleado necesita para presentar su declaración de impuestos. Reporta:

  • Salarios totales.
  • Impuestos federales, estatales y locales retenidos.
  • Propinas.
  • Contribuciones a los planes de jubilación, como un 401(k).
  • Contribuciones a una cuenta de ahorro para la salud.

Toda esta información se muestra en las casillas numeradas del formulario W-2. El ejemplo de formulario W-2 y las viñetas siguientes muestran cómo leer un formulario W-2:

W-2 Form

También puede ver un ejemplo de formulario W-2 completo haciendo clic aquí.

  • Casillas A-F: Cubren la información de identificación del empleador y del empleado.
  • Casilla 1: Muestra el total de la compensación gravable que el empleado recibió a lo largo del año. Esto incluye los salarios, las propinas, las bonificaciones y las prestaciones del seguro de vida.
  • Casilla 2: Muestra los impuestos sobre los ingresos retenidos en las nóminas del empleado a lo largo del año. Como se ha señalado, estas retenciones funcionan como un crédito para los impuestos sobre los ingresosdel empleado. Si usted es un empleado, podrá determinar cuánto se le retiene de su sueldo completando un formulario W-4 para su empleador.
  • Casillas 3-6: Las casillas 3 y 5 muestran el monto de los salarios que están sujetos a los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Estas cifras pueden ser diferentes del total de la remuneración imponible que figura en la casilla 1. Las casillas 4 y 6 muestran la cantidad de dinero retenida para cada impuesto.
  • Casillas 7-8: La casilla 7 muestra el monto de las propinas que un empleado ha reportado a un empleador. La casilla 8 muestra cualquier ingreso adicional por propinas que el empleador haya asignado a un empleado y que no haya sido reportado en la casilla 7.
  • Casilla 9: Ha quedado en gris, ya que el beneficio ya no existe.
  • Casilla 10: Reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador.
  • Casilla 11: Cualquier monto de compensación diferida de un plan no calificado del empleador o de un plan de pensiones no gubernamental.
  • Casilla 12: Muestra cualquier otro tipo de compensaciones o reducciones de los ingresos gravables de un empleado. Esto incluye cosas como las contribuciones a un 401(k). Cada elemento tendrá un código compuesto por una letra seguida de un número.
  • Casilla 13: Contiene tres casillas de verificación. Un empleador revisará estas casillas si 1) un empleado trabajó como empleado estatutario no sujeto a la retención del impuesto federal sobre los ingresos, 2) el empleado participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador como un 401(k), o 3) el empleado recibió la paga por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
  • Casilla 14: Da un espacio al empleador para incluir cualquier otra información fiscal que no cupiera en las otras casillas.
  • Casilla 15: Es el número de identificación estatal del empleador.
  • Casillas 16-20: Reporta el total de los ingresos gravables del empleado a nivel estatal y local, así como el monto de los impuestos retenidos para cada nivel de gobierno.

Puede encontrar una explicación más detallada de cada casilla aquí.

Si usted es un empleador, notará que el ejemplo de formulario W-2 anterior contiene 6 copias del formulario. Esto se debe a que el formulario debe enviarse a varias oficinas gubernamentales diferentes y al empleado. Para una explicación completa del propósito de cada copia, haga clic aquí..

Por qué necesita el formulario W-2 del IRS

Si usted es un empleado, necesita su W-2 para poder presentar una declaración de impuestos sobre los ingresos (formulario 1040) con el IRS. Cuando prepare su declaración anual, utilizará su formulario W-2 para reportar sus ingresos y cualquier impuesto retenido de esos ingresos. Si tuvo más de un empleador durante el año, utilizará varios formularios W-2 para completar sus impuestos.

Los empleadores están obligados a entregar los W-2 a sus empleados a finales de enero de cada año. (Por ejemplo, usted debería recibir su W-2 de 2022 antes del 31 de enero de 2023). Puede que le entreguen su W-2 en persona en el trabajo, o puede que lo reciba por correo, en cuyo caso debería estar atento por estas fechas. Recuerde que es importante conservar copias de sus declaraciones de impuestos y de cualquier documento de apoyo.

Cómo reemplazar un W-2 perdido o desaparecido

En primer lugar, ¡no se asuste! Muchas personas pasan por esto cada año. Si no tiene su W-2 a mediados de febrero, esto es lo que puede hacer:

Póngase en contacto con su empleador

Lo primero que debe hacer es pedir a su empleador directamente una copia de su formulario W-2: el departamento de recursos humanos o de nóminas suele encargarse de este tipo de trámites. Si pueden enviárselo por correo, asegúrese de que tienen la dirección postal correcta.

Contacte al IRS

Si no obtiene respuesta de su empleador antes del 14 de febrero, puede llamar al IRS para pedir ayuda (1-800-829-1040). El IRS se pondrá en contacto con su empleador en su nombre, lo que puede ayudar a motivarles a responder. Tendrá que proporcionar información al IRS cuando llame, incluyendo:

  • Su nombre, dirección, número de Seguro Social (SSN) y número de teléfono.
  • El nombre, la dirección y el número de teléfono de su empleador.
  • Las fechas en las que usted estuvo empleado.
  • Un estimado de su salario y cualquier impuesto sobre los ingresos federal retenido para el año, esto debe basarse en su último talón de pago, o en la Declaración de Permisos e Ingresos (LES) para los empleados federales, si la tiene.

¿Qué pasa si todavía no ha recibido su W-2?

Aunque es frustrante, todavía tiene algunas opciones, aunque no reciba el W-2 de su empleador.

¡Presente su declaración de impuestos a tiempo!

Recuerde que tiene hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos (o solicitar una prórroga fiscal) tanto si recibe su W-2 como si no. Por lo tanto, aún debe planificar la presentación y el pago de sus impuestos en la fecha de vencimiento original.

Presentar un W-2 sustituto (formulario 4852)

Si ha agotado las opciones anteriores y todavía no ha recibido su W-2, puede utilizar el formulario 4852 (Sustituto del formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos). Tendrá que hacer una estimación de sus ingresos y de los impuestos federales retenidos, lo más exacta posible, y adjuntar el formulario 4852 a su declaración de impuestos. Tenga en cuenta que puede haber un retraso en el procesamiento de su reembolso de impuestos mientras el IRS verifica su información.

Presentar una extensión de impuestos

Si cree que no tendrá su formulario W-2 antes de la fecha límite de presentación y no quiere utilizar un formulario sustituto, puede solicitar una prórroga fiscal para evitar las tarifas y sanciones por retraso del IRS. Una prórroga le dará 6 meses más para presentar su declaración, sin embargo, no le da más tiempo para pagar su balance de impuestos. Tendrá que presentar una solicitud de prórroga (formulario 4868) y pagar los impuestos adeudados antes de la fecha límite original (15 de abril). Puede solicitar fácilmente una prórroga en línea y pagar sus impuestos al mismo tiempo.

Presentar una declaración enmendada (Formulario 1040X)

Si decide presentar su declaración de impuestos utilizando el formulario 4852 como sustituto y luego recibe su formulario W-2 real después de haberlo presentado, tendrá que compararlos. Si la información de su W-2 real es diferente de la que reportó con el formulario 4852, tendrá que corregir su declaración. Deberá hacerlo presentando el Declaración de Impuestos sobre los Ingresos Individuales enmendada) ante el IRS.

Pida una transcripción o una copia de su formulario W-2

¿Necesita una copia de su W-2 del año anterior? Puede obtener una transcripción de sus ingresos reportados por el IRS, pero una copia real de su W-2 sólo puede obtenerse si la presentó con una declaración de impuestos en papel (formulario 1040).

Transcripción de salarios e ingresos

Esta transcripción muestra la información fiscal federal que su empleador reportó a la SSA. Contiene datos de las declaraciones de información que recibe el IRS, incluyendo los formularios W-2, 1098, 1099 y 5498. Está disponible para hasta 10 años anteriores, aunque los datos del año fiscal actual pueden no estar listos hasta julio. Puede solicitar una transcripción de salarios e ingresos en línea utilizando la herramienta Obtener Transcripcióndel IRS, o con el formulario 4506-T (Solicitud de transcripción de la declaración de impuestos).

Copia del formulario W-2

Si no puede obtener una copia de su W-2 de su empleador y la presentó previamente con su declaración en papel, puede pedir una copia de la declaración de impuestos completa al IRS. Utilice el formulario 4506 (Solicitud de copia de la declaración de impuestos), ero tenga en cuenta que hay una tarifa de $50 por cada declaración.

Si usted presenta sus impuestos en línea de manera electrónica (e-file) o no presentó su W-2 con su declaración en papel 1040, puede solicitar una transcripción al IRS. De lo contrario, tendrá que dirigirse a su empleador o ponerse en contacto con la SSA para obtener una copia de su formulario W-2.


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