Instrucciones W-2

Información sobre la declaración de salarios e impuestos de Estados Unidos

El formulario W-2 del IRS, que forma parte de la "serie W" de formularios fiscales, es una declaración federal de salarios e impuestos que consta de seis partes.

¿Para qué se utiliza el Formulario de Impuestos W-2?

El formulario W-2 se utiliza para declarar los salarios ganados por los empleados y los impuestos retenidos de sus nóminas. También declara el impuesto de la Seguridad Social (también conocido como impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA)) a la Administración de la Seguridad Social. El impuesto FICA tiene dos componentes -la parte correspondiente a la Seguridad Social y la parte correspondiente a Medicare- que se declaran por separado en el formulario W-2 de impuestos.

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El formulario fiscal W-2 es responsabilidad del empresario. Los empresarios están obligados a cumplimentar un formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregarlo a cada uno de ellos antes del 31 de enero del año natural. A continuación, los empresarios deben presentar los Formularios W-2 a la Administración de la Seguridad Social antes del último día de febrero (si se presenta por correo en papel) o del último día de marzo (si se presenta electrónicamente). Los Formularios W-2 declararán todos los salarios e impuestos de los empleados de ese negocio/empresa correspondientes al año natural anterior.

Cómo completar el Formulario de Impuestos W-2: Instrucciones

La siguiente información ofrece un análisis línea por línea de cada componente del formulario de impuestos W-2, basado en el folleto de instrucciones del IRS.

Formulario W-2: Copias

El Formulario de Impuestos W-2 es un formulario de varias partes y tiene seis partes/copias:

• Copia A:Esta copia debe ser presentada a la Administración del Seguro Social por el empleador, ya sea electrónicamente o por correo.
• Copia 1:Esta copia la presenta el empleador al departamento de impuestos estatal, municipal o local (si es que lo hay).
• Copia B:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con su declaración de impuestos sobre los ingresos federales (Formulario 1040).
• Copia C:Esta copia se entrega al empleado para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
• Copia D:Esta copia se la queda el empleador para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
• Copia 2:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos estatales o locales (si es que las hay).

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Formulario W-2: Casillas con letras

El Formulario W-2 tiene seis casillas con letras (de la A a la F) que cubren la información de identificación del empleador y del empleado:

Casilla A: Número de seguridad social del empleado- Tal y como aparece en su tarjeta de la seguridad social.

Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN)- El número asignado por el IRS que se utilizó en la declaración del impuesto federal de empleo del empresario.

Casilla C: Nombre, dirección y código postal de la empresa- Tal y como aparece en la declaración federal de la renta del empresario.

Casilla D: Número de control- (Opcional) Un número de código asignado por el software de procesamiento de nóminas de la empresa para identificar los W-2 individuales.

Casilla E: Nombre del empleado- Tal y como aparece en su tarjeta de la seguridad social.

Casilla F: Dirección y código postal del empleado- Puede ser una dirección anterior si el empleado se ha mudado recientemente.

Formulario W-2: Casillas numeradas

El Formulario W-2 tiene veinte casillas numeradas (de la 1 a la 20) que cubren los salarios y los impuestos:

Cuadro 1:Salarios, propinas, otras compensaciones- En esta casilla debe figurar el total del salario imponible, las propinas y otras retribuciones (por ejemplo, primas y prestaciones del seguro de vida colectivo) que el empleado percibió durante el año, antes de cualquier deducción de la nómina.

Recuadro 2:Impuesto federal sobre los ingresos retenido- En esta casilla se indica el total del impuesto federal sobre la renta que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año.

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Cuadro 3:Salarios del Seguro Social- Esta casilla informa del importe total de los salarios sujetos al impuesto de la Seguridad Social del empleado, sin incluir las propinas de la Seguridad Social (casilla 7) y las propinas asignadas (casilla 8). El total de las casillas 3 y 7 no puede superar la base imponible máxima de $132.900 (base salarial de la Seguridad Social de 2019). La casilla 3 también debe incluir: primas de firma, el coste imponible del seguro de vida colectivo de duración superior a $50.000 (también incluido en la casilla 1), el coste de las primas del seguro de accidente y enfermedad para 2% o más accionistas-empleados pagadas por una sociedad S (si no son excluibles), las contribuciones del empleado y del empleador no excluibles a una MSA o HSA (que no se hicieron a través de un plan de cafetería), las contribuciones del empleado a una cuenta de jubilación SIMPLE y los beneficios por adopción.

Cuadro 4:Impuestos del Seguro Social retenidos- En esta casilla se informa del importe total del impuesto de la Seguridad Social que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año, incluido el impuesto de la Seguridad Social sobre las propinas. El impuesto de la Seguridad Social tiene un tipo fijo del 6,2% del salario, hasta una base imponible máxima de $132.900. Por lo tanto, el impuesto no debe superar $8.239,80 por persona física (6,2% × $132.900 = $8.239,80).

Cuadro 5:Salarios y propinas de Medicare- En esta casilla se indica el importe total de los salarios y propinas sujetos al impuesto de Medicare del empleado, que tiene un tipo fijo del 1,45% sobre todos los ingresos. Los salarios y propinas sujetos al impuesto de Medicare son los mismos que los sujetos al impuesto de la Seguridad Social. Esta casilla también puede incluir las aportaciones al plan 401k, las compensaciones diferidas y otras prestaciones. No existe un límite máximo para los salarios sujetos al impuesto de Medicare, por lo que no es infrecuente que el importe de la casilla 5 sea superior al de las casillas 1 o 3.

Recuadro 6:Impuesto de Medicare retenido - Esta casilla informa del importe total del impuesto de Medicare que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año. El impuesto Medicare tiene un tipo fijo de 1,45% sobre todos los ingresos.

Cuadro 7:Propinas para el Seguro Social- Esta casilla muestra el importe de los ingresos por propinas que el empleado declaró al empresario. Si no se declararon propinas, esta casilla no tendrá importe. (Nota: Estas propinas deben incluirse en las casillas 1 y 5. Y el total de las casillas 3 y 7 no debe superar $132.900.) Y el total de las casillas 3 y 7 no debe superar $132.900).

Recuadro 8:Propinas asignadas- Esta casilla permite al empresario declarar cualquier ingreso adicional por propinas que no haya sido declarado por el empleado en la casilla 7, si las propinas de la casilla 7 son inferiores al porcentaje/importe exigido. La cantidad indicada en la casilla 8 no debe incluirse en las casillas 1, 3, 5 o 7. Si un empleado ha asignado propinas que aparecen en su W-2, debe declarar esas propinas utilizando el formulario de impuestos 1040.

Recuadro 10:Prestaciones por cuidado de dependientes- En esta casilla se declara el importe total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que el empleador pagó o proporcionó durante el año a través de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes. Aunque hasta $5.000 de las prestaciones recibidas pueden excluirse de los ingresos de un empleado, el importe total de las prestaciones pagadas por el empleador debe declararse en la casilla 10, independientemente de que supere o no $5.000. Los importes superiores a $5.000 también deben incluirse en las casillas 1, 3 y 5 (dentro de los límites aplicables).

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Caja 11:Planes no calificados- En esta casilla se declaran todas las cantidades distribuidas al asalariado procedentes del plan de retribución diferida no cualificada o del plan de pensiones no gubernamental de la empresa. Esta cantidad debe incluirse en la casilla 1 como parte de la renta imponible del empleado. La casilla 11 ayuda a determinar si alguna parte de las cantidades declaradas en las casillas 1, 3 o 5 son de un año anterior.

Recuadro 12 (a, b, c, d):Códigos- En esta casilla se consignan los aplazamientos, las contribuciones y los impuestos no recaudados con un código de una o dos letras (de la A a la HH), seguido de un importe en dólares. Las letras del código no tienen por qué coincidir con las letras de la casilla 12 (a, b, c o d), y en la casilla 12 del ejemplar A no se pueden consignar más de cuatro partidas. Para consignar partidas adicionales en el ejemplar A, utilice un W-2 aparte.

Caja 13:Casillas para marcar- Esta sección ofrece tres casillas de verificación: Empleado estatutario, Plan de jubilación y Baja por enfermedad de terceros. Debe marcarse cualquiera de las que se apliquen al empleado.

Caja 14:Otros- Esta casilla permite al empresario declarar cualquier información fiscal adicional, incluido el valor de un vehículo alquilado al empleado, los impuestos estatales del seguro de invalidez retenidos, las cuotas sindicales, los pagos de uniformes, las primas del seguro de enfermedad deducidas, los ingresos no imponibles, los pagos de asistencia educativa, la asignación y los servicios públicos de la casa parroquial de un ministro y determinadas contribuciones a un plan de pensiones.

Caja 15:Estado y número de identificación del empleador- Esta casilla muestra el estado del empleador (como abreviatura de dos letras) y el número de identificación estatal del empleador (que le asigna el estado). Esta casilla puede utilizarse para dos estados, separados por la línea discontinua.

Caja 16:Salarios estatales, propinas, etc- Esta casilla informa del importe total de los ingresos imponibles que el empleado obtuvo en ese estado. Esta casilla puede utilizarse para declarar salarios de dos estados, separados por la línea discontinua.

Caja 17:Impuestos estatales sobre los ingresos- Esta casilla informa del importe total del impuesto estatal sobre la renta que se retuvo del salario del empleado (de la casilla 16). Esta casilla puede utilizarse para declarar los impuestos de dos estados, separados por la línea discontinua.

Caja 18:Salarios locales, propinas, etc.- Esta casilla informa del importe total de los ingresos imponibles del empleado que están sujetos a impuestos locales, municipales o de otros estados. Esta casilla puede utilizarse para declarar salarios de dos localidades, separadas por la línea discontinua.

Caja 19:Impuesto local sobre los ingresos- En esta casilla se consigna el importe total de los impuestos locales, municipales o de otros estados que se retuvieron del salario del empleado (de la casilla 18). Esta casilla puede utilizarse para declarar los impuestos de dos localidades, separadas por la línea discontinua.

Caja 20:Nombre de la localidad- Esta casilla identifica la localidad para la que se han retenido los impuestos.

Para más información, consulte Formulario de Impuestos W-2 del IRS e Instrucciones para el Formulario W-2..

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